Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển luôn có những quy định cụ thể, cũng như các công đoạn diễn ra chặt chẽ và liên quan mật thiết với nhau. Vậy nên, nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển thì đừng bỏ qua nội dung bài viết sau đây cùng Cảng Lotus.
Bước 1: Đàm phán ký kết hợp đồng mua bán
Trong bước đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, bên chủ hàng và chủ tàu sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Trong hợp đồng sẽ đưa ra những điều khoản thỏa thuận cụ thể về hàng hóa, điều kiện giao hàng, trách nhiệm mỗi bên,… Khi đồng ý thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
Cần đàm phán các điều khoản rõ ràng trong giao nhận hàng xuất khẩu
Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu
Trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, nếu hàng hóa thuộc vào diện phải xin giấy phép thì chủ hàng sẽ phải làm việc với cơ quan, để có thể xin giấy phép xuất khẩu theo đúng quy định tại Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.
Bước 3: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển - Đặt booking và lấy container rỗng
Bước tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển chính là đặt container rỗng để xếp dỡ hàng hóa.
Bước này nếu lô hàng của bạn được bán theo điều kiện CIF, mọi người cần phải tìm kiếm và liên hệ với phía FWD hoặc hãng tàu để chọn được dịch vụ vận chuyển với chi phí hợp lý.
Lựa chọn đơn vị thuê tàu uy tín, phù hợp với lịch trình và giá cước
Còn nếu là đơn hàng theo điều kiện FOB, mọi người sẽ không cần phải đặt tàu mà phía consignee sẽ là phía đặt tàu cho chủ hàng.
Quy trình lấy container rỗng tại cảng cụ thể: Chủ hàng sẽ tiến hành ra cảng để xác nhận thông tin đặt tàu sau khi xuất CIF và đã đặt tàu từ trước. Công việc này bạn sẽ tiến hành xác nhận trực tiếp với hãng tàu và đồng ý lấy container. Còn trường hợp xuất hàng bằng FOB, mọi người sẽ nhận được thông tin chuyến phát và mang đi để đặt tàu và tiến hành công việc lấy tàu như với CIF.
Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất
Bước tiếp theo trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển chính là chuẩn bị kiểm tra hàng xuất và xuất hàng. Ở bước này chủ hàng sẽ tiến hành lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa, đảm bảo về mặt chất lượng cho đến số lượng như đã cam kết trong hợp đồng. Sau đó lên kế hoạch lấy container để có thể tiến hành đóng hàng, kiểm tra hàng và tiến hành niêm phong để xuất hàng.
Bước 5: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)
Trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển, bước đóng gói hàng thì mọi người có thể thực hiện tại kho hoặc tại cảng. Cụ thể:
Cần chú ý đến quá trình đóng gói hàng hóa đúng quy định
- Đóng gói hàng tại kho: Bộ phận xuất nhập khẩu sẽ tiến hành phối hợp với công nhân tại kho để tiến hành đóng gói hàng hóa theo yêu cầu của chủ hàng. Đặc biệt, mọi người cần phải chú ý điền đầy đủ thông tin liên quan đến lô hàng như: Tên hàng, nước sản xuất, số lượng, trong lượng, ký hiệu vận chuyển,… theo đúng yêu cầu của chủ hàng.
- Đóng hàng tại cảng: Cũng tương tự như việc đóng hàng tại kho, nhưng sẽ có nhiều thủ tục và giấy tờ hơn. Ngoài ra, khi đóng hàng tại cảng thường sẽ mất chi phí để thuê nhân công để đóng hàng.
Bước 6: Mua bảo hiểm lô hàng
Trong sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển không thể thiếu bước mua bảo hiểm cho lô hàng. Việc này thì chủ hàng sẽ liên hệ với công ty bảo hiểm để tiến hành chọn mức bảo hiểm phù hợp với giá trị hàng hóa.
Thông thường, đối với hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển thường mua mức 2% tổng giá trị đơn hàng. Còn nếu trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện CNF hay FOB thì chủ hàng sẽ không cần phải mua bảo hiểm.
Bước 7: Làm thủ tục hải quan
Đây được xem là bước quan trọng nhất trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển. Cụ thể, ở bước này mọi người sẽ phải tiến hành các bước như sau:
Để xuất khẩu hàng hóa cần làm thủ tục thông quan đúng quy định
- Mở tờ khai hải quan: Mọi người cần phải chuẩn bị đầy đủ các thủ tục như: Giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ do phía cơ quan Hải Quan cấp, hợp đồng ngoại thương, tờ khai hải quan, phiếu đóng hàng, hóa đơn thương mại.
- Đăng ký tờ khai: Dựa trên thông tin ở bước mở tài khai để mọi người tiến hành khai báo, nhập thông tin đầy đủ chính xác tại cơ quan Hải Quan để xác nhận lô hàng được thông quan. Nếu trường hợp lô hàng hợp lệ thì sẽ được vào luồng xanh và được thông quan. Ngược lại, nếu lô hàng gặp vấn đề sẽ rơi vào diện phải kiểm tra lại (thuộc luồng đỏ hoặc luồng vàng).
- Đóng phí: Sau khi đăng ký tờ khai hoàn tất sẽ phải đóng phí làm thủ tục hải quan đầy đủ.
- Lấy tờ khai: Bộ phận hải quan sẽ tiến hành tiếp nhận thông tin, kiểm tra và tiến hành xử lý ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai.
- Thanh lý tờ khai: Chủ hàng sẽ trình báo tờ khai đã được hoàn thiện cho phía cảng kiểm tra container và seal đã được hạ đúng chưa? Khi xong bước này thì container sẽ tiến hành được nhập vào hệ thống của cảng.
- Vào sổ tàu: Khi container đã được hạ thì nhân viên giao nhận sẽ tiến hành ký vào biên bản số tàu và bàn giao xác nhận tình trạng giao nhận hàng của container.
- Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi đơn hàng đã được giao nhận hoàn tất, nhân viên giao nhận sẽ phải cung cấp các thủ tục cho lô hàng với các giấy tờ bao gồm: Commercial Invoice (1 bản chính), tờ khai hải quan (1 bản sao, 1 bảng chính) và vận đơn đường biển.
Bước 8: Giao hàng cho tàu
Bước tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển chính là cung cấp chi tiết hóa đơn giao nhận để hãng tàu làm vận đơn. Ở bước này thì sẽ được thực hiện trước bước thực xuất hàng. Quá trình giao nhận hàng sẽ kết thúc khi phía bên xuất hàng đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là surrendered bill hoặc bill gốc.
Bước 9: Thanh toán tiền hàng
Bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển chính là thanh toán tiền giao nhận. Ở bước này, phía chủ hàng sẽ tiến hành làm thủ tục xuất nhập khẩu sẽ phải hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu đường biển bao gồm: Phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, vận đơn đường biển và giấy chứng nhận khử trùng.
Trong trường hợp mọi người thanh toán bằng L/C thì sẽ nộp trực tiếp đến ngân hàng đại diện gửi thông báo.
Kết luận
Trên đây là tổng hợp thông tin về quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển chi tiết. Trong trường hợp, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, hãy liên hệ với Cảng Lotus để được hỗ trợ, tư vấn và đưa ra giải pháp giao nhận nhanh chóng, thuận tiện nhất.